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为什么报价还没开电脑就已经错了
一家企业问三家开发商要报价，拿回来三个数字，相差五倍。通常的结论是：有人在漫天要价。实际上多半是三家各自报了三样不同的东西，因为需求里大部分决定都留给了他们去猜：一家假定每个客户都要登录，一家假定不用；一家把对接财务软件算了进去，一家留到以后。差距不是开发商的判断力，而是简报里的沉默。
简报不是需求规格书。规格书是你和开发方互相选定之后一起写的东西；简报只是一页纸，用你自己的话，让一个陌生人能报对东西、问对问题。下面是这一页纸上该有的内容。
一、用一段话说清问题，别提任何技术名词
说哪里疼，别说你猜的药方。"我们出一份报价要两天，因为得问三个人，单子被动作快的同行抢走"是简报；"我们需要一套带报价模块的 CRM"是对解决方案的猜测，它会把每一份方案都引向 CRM，不管那是不是最省钱的办法。说清什么慢、什么错、什么丢了、什么要录两遍，以及大概花了你多少工时或多少生意。
二、谁用，用得多勤
数一数，再描述一下。五个办公室员工整天用，和两百个客户一年用两次，是两套不同的系统；在地下室里拿手机的技术员，和坐在桌前的记账员，也是两种用户。用户数量决定架构和托管方式，用户类型决定预算里有多大比例要花在"一看就会"而不只是"能用"上。
三、现在怎么做的，把那张表格附上
几乎每个需要软件的流程，现在都已经靠某样东西在跑：一张表格、一个共享邮箱、一张纸质表单、一块白板。把它附上。表格的各列就是没人写下来过的数据模型；纸质表单能看出哪些字段实际上是必填的；邮箱能看出谁把活交给谁。一张真实的、有点拿不出手的表格，比一小时的口头描述更能让开发方明白；把现状的乱藏起来，就是把活本身藏起来。
四、必须有的和最好有的，分成两张清单
两张短清单，第一张要严格。"必须有"是没有它你根本不会用这套系统的功能；其余的都是"最好有"，包括那些你相当确定自己想要的功能。分开的原因是：好的方案会先用"必须有"的部分做出第一版，而你如果没有事先说清哪些是哪些，就没法评判这个提议。
五、数据从哪来，要到哪去
列出新系统要交换数据的每一个工具：财务软件、收款、邮件营销、网站、供应商门户、条码扫描枪。每一项都说明是每晚导出一次，还是实时连接，以及你是否已经有账号、知不知道登录信息。报价差距最大的地方就是系统对接，它常常是单项金额最大的一笔，所以简报上写六个名字，比别的任何一行都值钱。
六、语言、设备和使用场所
员工或客户用不止一种语言的话，说明是哪几种，是否第一天就都要有。说明系统要在什么设备上、什么地方用：一个 Wi-Fi 不稳的仓库，是需求，不是细节。在加拿大，"双语"对有些受众是英法，对有些受众是英中，两者的工作量并不一样。
七、你已经知道的限制
要紧的日期，比如旺季、展会，或者你准备弃用的那个工具的合同到期日。必须遵守的规定：记录要保存多久、数据能不能出加拿大、有没有监管机构会审计。已经在用、不打算换的东西：域名、财务软件、邮件服务商。每一条都从方案里划掉一个选项，这正是目的。
八、老老实实给一个预算区间
企业不愿意说数字，怕报价涨到正好填满预算。实际情况恰恰相反：没有区间，开发方只能猜你要的是几千加元的版本还是五万加元的版本，而且经常猜中你不想要的那个。给一个区间，并说明它的依据，哪怕只是"变通办法一年花掉我们的成本"。靠谱的开发方会告诉你区间内能做什么、做不了什么。
九、"做完"长什么样
写下你怎么判断系统管用，用你的业务来描述，而不是用功能列表。"报价当天就能发出去，在一个界面上完成，数字和财务软件对得上"是任何人在上线那天都能跑一遍的测试。三四句这样的话就是验收标准，它能避免项目末尾最常见的争执：做出来的东西是不是当初说的那个东西。
十、谁拍板
写明开发过程中谁能回答问题、最后谁签字验收，两者不是同一个人的话要说清。每个问题都要开会才能定，项目就会停。如果最懂流程的人不是老板，就写出来，并且确保两个人都读过这份简报。
收到的方案应该是什么样
基于这样一份简报写出的方案，应该用它自己的方式回答同样这十点：一个明确的范围，排除的内容和包含的内容写得一样清楚；第一版做什么、什么留到以后；它依赖的假设，比如哪些对接用的是你已有的账号；代码和数据归谁；上线后的维护安排；还有问题。问题是最好的信号：读完一份好简报却没有任何问题的开发方，根本没读。
两份报价怎么比
先比范围，再比价格。把两份方案并排放着，核对它们是不是按同样的"必须有"和同样的对接清单做了同样的东西；一家包含了财务软件对接、另一家写着"二期再说"，不把这一项补齐，价格就没有可比性。然后看代码归属、第一版的大小、过程中怎么让你看到进度、维护怎么收费。最后才看数字，而且要优先选解释清楚了自己假设的那份，而不是单纯更便宜的那份。