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这类项目为什么会出问题
内部管理系统，有时也叫 ERP，替代的是成长中的企业赖以运转的表格、聊天群和人脑记忆。想法很简单：一个系统，一个版本的真相。失败的项目很少败在代码上，而是败在企业想一次把所有东西都做出来、旧数据从来没有清理过，或者每天要用这套系统的人根本没有被问过他们实际怎么干活。下面这份清单，是我们在写第一行代码之前和客户一起定下来的东西。
1. 挑最痛的那一个流程
不要从"做一套 ERP"开始。从最耗时间或最容易出错的流程开始，通常是订单、库存或排班。先做这一个，用上几周，再加下一个模块。一个把一个流程做完整的系统，比一个把五个流程各做一半的系统值钱得多，而且能早几个月上线。
2. 如实画出现在的流程
和干活的人坐在一起，把每一步写下来：谁发起，什么内容录到哪里，哪张表要更新，邮件发给谁，出了问题怎么办。书面流程和真实流程很少一样，而系统必须对应真实的那一个。这张图是整个项目里最有用的一份文件。
3. 弄清数据现在在哪里
列出信息目前存放的每一个地方：表格、记账软件、旧数据库、纸面、聊天群、某个人的手机。决定新系统要替代其中哪些、要和哪些打通。要导入的数据都得先清理，而清理花的时间总比所有人预想的长。重复的客户、三种写法的产品名、从没更新过的价格，都必须在迁移之前解决，而不是之后。
4. 给每类记录定一个唯一来源
客户、产品、价格、库存、员工，每一类记录都要定下归哪个系统管。如果客户归记账软件管，新系统就从它那里读，而不是自己再存一份。两个系统都以为自己拥有同一条记录，不出一个月就会各走各的，你又回到了重复录入。
5. 想清楚谁能看什么、做什么
把角色写下来：仓库、销售、办公室、管理层，也许还有供应商或客户。每个角色能看什么、能改什么、绝对不能看什么（利润率、工资、其他客户的订单）。权限一开始就做进去很容易，事后补很痛苦。
6. 说出人们真的会打开的报表
每套系统都承诺有看板，大多数从来没人看。问每位管理者每周都会问的三个问题（"今天发什么货""哪些逾期了""什么快没库存了"），就做这三个。没人要过的报表是成本，不是功能。
7. 列出要打通的东西
记账软件、支付、邮件、快递公司、网店、条码扫描枪、标签打印机。每一个集成都是工作量，有的系统根本不开放数据。报价之前就要知道这份清单，它对价格的影响比任何一个界面都大。
8. 规划它要生成的单据
报价单、发票、采购单、装箱单、工资条。每一种都收集一份真实样本，企业用两种语言的话就两种都收。自动生成单据是系统最大的省时项之一，而只有把现在的单据原样照搬，生成出来的才是对的。
9. 定好跑在哪里、谁来照看
Web 系统在任何电脑或手机的浏览器里运行，什么都不用装，可以托管在云上，也可以放在企业自己的服务器上。无论哪种，都得有人负责备份、更新和账号。上线之前就定下来，连同项目结束后维护怎么收费一起。
10. 规划第一周，而不只是上线那天
让旧流程和新系统并行跑一小段时间，让第 2 步里画流程的那些人做第一批用户。小组培训，用每个人习惯的语言。第一周里预期要改几处；按真实流程做出来的系统需要的是小修正，不是大改。
清单
- 先做一个流程，其余的往后放。
- 真实的工作流程，由干活的人写下来。
- 数据现在在哪里，哪些会被替代。
- 迁移之前先清理数据。
- 每类记录有唯一的归属系统。
- 角色和权限定义清楚。
- 每位管理者三个问题，做成报表。
- 报价之前列好集成清单。
- 每种单据都有真实样本。
- 托管、备份、维护和上线安排在上线前定好。